Cómo organizar un Evento Corporativo

In marketing digital, posicionamiento, relaciones publicas, RRPP by adminLeave a Comment

Los eventos son unas de las acciones BTL (Below The Line) más empleadas por las marcas.

Hace ya un tiempo, en otro post y video-blog, os hablamos de las estrategias ATL (Above The Line) y BTL (Below The Line). Hoy os queremos dar unos consejos para que cuando organizáis un evento como parte de vuestras estrategia BTL, lo lleguéis a producir con éxito.

Pero antes de entrar en materia, y antes que lanzarnos a producir nada, lo que debes determinar es el objetivo del evento. ¿Es un evento de lanzamiento de marca/producto? ¿Es un evento para los medios de comunicación? ¿Es un evento de ventas? Y una vez determinado el objetivo, nos será más fácil entrar en materia para producirlo.

  1. Diseña un programa detallado para asignar e identificar tarea a cada uno de los miembros de tu equipo.
  2. Haz scouting para localizar el emplazamiento en el que vas a celebrar tu evento, ya sea un hotel, sala de congresos, recinto ferial,… y una vez elegido el lugar, asegurase de que tiene todo lo necesario para ello (wifi, proyector, sistema de audio, pantallas, sillas, servicio de catering,…)
  3. Y todo aquello que la localización no sea capaz de proporcionarte, negocialo con tus proveedores.
  4. Diseña una landing page desde la que los usuarios puedan encontrar toda la información relativa al evento, y desde la que quizás, puedan inscribirse.
  5. Contrata a los conferenciantes clave, y avisa a los medios de comunicación para que asistan, y de éste modo te ayuden en gran medida, a hacer difusión del mismo.
  6. Prepara con antelación todos los elementos gráficos, audiovisuales y digitales, además de toda la papelería impresa.
  7. A los asistentes que previamente se inscribieron, envíales un aviso con la información necesaria del evento como son los horarios, orden de conferencias, actividades,…
  8. Y por cualquier eventualidad que pudiera suceder durante el evento, prepara un plan de acción, y si fuera necesario, contrata un seguro de responsabilidad civil. Más vale prevenir que curar.
  9. Y finalmente, revisa todos los detalles antes del evento, y confirma las asistencias de los invitados, asistentes y medios.
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